How long does an AI implementation take?

It depends on what you are building. A single workflow usually takes weeks; something that spans several systems takes longer. We scope it and tell you before you commit, and GoKickflip's pipeline, built and shipped in 30 days, gives a sense of pace for a well-scoped first build. The AI Audit is a separate engagement. It runs in under 30 days and ends in a prioritized 90-day roadmap.

Do we have to start with the AI Audit?

No. If you already know which workflow you want automated, we start at scoping. The audit is for teams still deciding where AI fits, and its fee is credited toward your first deployment contract if you build with us.

Where does our data live?

In your own cloud. We deploy self-hosted n8n inside your environment and behind your existing authentication, so workflows, logs and records stay with you. We sign NDAs and data governance agreements at the start of the engagement, and the enterprise context layer controls what each agent can read.

Who will we actually work with?

A senior team with one owner per stage: Owen, our CEO, on sales and scoping, with Jason; Maciej, our CTO, on architecture and the build; Jason, our COO, on the audit, delivery and everything after launch. You speak directly with the engineers doing the work. Meet everyone on our team page.

How is an engagement priced?

The AI Audit has a fixed fee, scoped before it starts. Builds and managed services are scoped on a discovery call around the workflows involved, and you know the cost before any work begins.

What happens after the first workflow is live?

We keep it running and ship the next one. The engineers who built it monitor it, fix what breaks through staging and spend weekly sprints on what you choose. The second workflow reuses the access and environment set up for the first. AI managed services covers the detail.

We are an MSP or an agency. Does the process change?

The stages stay the same, and what we build can ship under your brand on Forge AI, our white-label platform, with every client managed from one console. See how that works for MSPs and for agencies.

Onze werkwijze

Onze werkwijze: AI-implementatie van audit tot productie

Bij een AI-implementatie van Ovidius scopet één senior team je eerste AI-workflow, bouwt die in je eigen omgeving, koppelt hem aan de systemen die je mensen al gebruiken en zorgt dat hij na de livegang blijft draaien. Wie je in de kennismaking spreekt, is zes maanden later nog steeds verantwoordelijk.

Plan een kennismaking Begin met de AI-audit

Vier blokken van mat glas op een donkere ondergrond, van een plat plan tot een afgewerkte, gloeiende machine, verbonden door één oranje lichtlijn

Vijf fasen, per fase één eindverantwoordelijke

Zo loopt een traject

AI-audit, als dat nodig isAcht stappen, met een roadmap voor 90 dagen

Jason, COO

ScopeEén workflow, de systemen en wat hij vraagt

Owen, CEO

BouwenOp je echte data, in je eigen omgeving

Maciej, CTO

IntegrerenAchter je eigen auth, met een getraind team

Jason, COO

Beheren en verbeterenBewaakt, gerepareerd en uitgebreid in wekelijkse sprints

Maciej, CTO

Eerst gescopet

Je weet wat de build vraagt voordat je ja zegt

Je eigen omgeving

Self-hosted in je cloud, achter je eigen auth

Eén team van begin tot eind

Wie scopet, bouwt en beheert ook

Resultaten gerapporteerd

Elk systeem dat we opleveren laat zien wat het bespaart

Onder andere deze bedrijven werken met Ovidius

Waarom elk traject op dezelfde manier loopt

Meer dan 80% van de AI-projecten mislukt, twee keer zo vaak als IT-projecten zonder AI, en in het onderzoek van Lenovo met IDC haalden maar 4 van de 33 proofs of concept de productie. De modellen werken meestal wel. Een AI-implementatie loopt vast op drie voorspelbare plekken, en elke fase van onze aanpak is rond een daarvan opgezet.

Waar het vastloopt

Het strategiedeck

Maanden roadmapwerk en een factuur van zes cijfers, terwijl niemand verantwoordelijk is voor wat de slides beloven.

Wat wij doenHet team dat je AI-roadmap schrijft, levert ook de eerste build op en staat in voor het resultaat.

Waar het vastloopt

De pilot die nooit live gaat

Een demo maakt indruk op de directie en strandt daarna op integratie, governance en de backlog van een ander team.

Wat wij doenWe bouwen vanaf de eerste week in je eigen omgeving en brengen het via integratie en governance naar productie.

Waar het vastloopt

De overdracht

Het gaat live, de consultants vertrekken en niemand in huis weet hoe je het draaiende houdt.

Wat wij doenWe blijven. De engineers die het bouwden, beheren het daarna en bouwen ook het volgende systeem.

Bronnen: RAND, The Root Causes of Failure for AI Projects (2024); Lenovo CIO Playbook 2025, met IDC.

Zo verloopt een AI-implementatie, fase voor fase

Elke fase heeft een eigenaar met naam en eindigt met iets tastbaars. Twijfel je nog waar AI past, begin dan bij de audit. Weet je al welke workflow je wilt automatiseren, dan ga je direct naar de scoping.

Optioneel · 4 tot 8 weken · vaste prijs

AI-audit: vind waar AI iets oplevert

Weet je nog niet welke processen je eerst wilt automatiseren, dan begint je AI-implementatie met de AI-audit. In acht stappen brengen we je strategie, operatie, data, systemen en governance in kaart. Je team schuift aan bij twee werksessies, in stap 1 en stap 6, en onze engineers doen de rest.

De prijs ligt vast voordat de audit begint, tussen €10.000 en €100.000, en we verrekenen hem met je eerste implementatiecontract. Wat een eerste automatisering kan opleveren, reken je vooraf uit met de ROI-calculator. Wil je je startpunt peilen voor een gesprek, dan geeft onze AI readiness-checklist je tien vragen om eerst te beantwoorden.

Je krijgt

Een readiness-scorecard voor data, systemen en verandering
Een kansenmatrix en ROI-modellen voor je 3 tot 5 belangrijkste initiatieven
Een roadmap voor 90 dagen die van jou is, of je hem nu met ons bouwt of niet

Audit en integratie

Jason, COO

Voordat je tekent

Scope: één workflow, met een prijs vóór je tekent

We kiezen één workflow, brengen de data en systemen in kaart die hij raakt en vertellen je wat de build vraagt voordat je je ergens aan verbindt. Doordat we één workflow tegelijk scopen, blijft de eerste build van je AI-implementatie beperkt tot weken: één workflow kost meestal weken, iets dat meerdere systemen beslaat duurt langer, en uit de scope blijkt wat voor jou geldt.

Zit het risico in je data en minder in het idee, dan bouwen we eerst een proof of concept op stagingdata en rapporteren we of je opschaalt, bijstuurt of stopt.

Je krijgt

Een schriftelijke scope: de workflow, de systemen en de datatoegang die nodig is
Een nulmeting vóór de build, zodat je het resultaat kunt meten
Een prijs en een plan die jij goedkeurt voordat het werk begint

Sales en scoping

Owen, CEO

Productiecode vanaf week één

Build: in je eigen omgeving, op je eigen data

Agents en workflows bouwen we in je eigen omgeving, gekoppeld aan je CRM, ERP en databases, en we testen ze op een staging-replica voordat ze live records raken. We orkestreren op self-hosted n8n met de modellen die bij de taak passen, dus de infrastructuur is van jou en je betaalt geen kosten per taak.

Heeft een agent bedrijfskennis nodig, dan bepaalt de context layer wat hij mag lezen. Bereikt de output een klant, dan controleert een tweede agent hem eerst. Dat patroon zit ook achter onze AI-chatbot.

Je krijgt

Een werkende workflow op staging, met je echte cases
Error handling, retries en alerts vanaf de eerste release
Reviewstappen overal waar output bij mensen terechtkomt

Bouwen

Maciej, CTO

Live achter je eigen controles

Integratie: in productie en in je team

De workflow gaat in productie achter je eigen authenticatie, governance en monitoring. Goedkeuringsregels en logs stellen we in met wie bij jullie over AI beslist, met de controles van onze pagina over AI-governance.

Je team krijgt training op wat we bouwden, plus de documentatie en directe toegang tot alles. Wil je team de volgende workflows zelf bouwen, dan werkt onze AI-workshop met dezelfde tools.

Je krijgt

De workflow live in productie, in je eigen cloud
Een getraind team, documentatie en volledige toegang
Goedkeuringsregels en audit logs waar je governance-eigenaren mee akkoord gingen

Audit en integratie

Jason, COO

Wekelijkse sprints na livegang

Beheren en verbeteren: wij houden het werkend

Na de livegang blijven de engineers die de workflow bouwden hem bewaken. Verandert er iets in een systeem waar de workflow van afhangt, dan pauzeert de error handler de run en krijgen zij een alert. De fix gaat via staging en vastgehouden records worden opnieuw verwerkt. Elke week zie je wat er veranderde, wat de workflow bespaarde en waar de volgende sprint naartoe gaat.

De meeste trajecten lopen door naar een tweede workflow, die de toegang, omgeving en patronen van de eerste hergebruikt. We draaien twaalf productiesystemen voor Pinkcube, waaronder de supportagent die zo'n 500 chats per week afhandelt. Hoe dat in de praktijk loopt, lees je in de case study van Pinkcube.

Je krijgt

Monitoring en alerts op elke workflow die we beheren
Wekelijkse verbetersprints waarvan jij de richting bepaalt
Een rapport van wat elke workflow bespaart

Bouw en beheer

Maciej, CTO

Hoe lang het duurt

Dat hangt af van wat je bouwt. Eén workflow kost meestal weken, iets dat meerdere systemen raakt duurt langer, en welke van de twee het is hoor je voordat je tekent. Als indicatie van het tempo: de contentpipeline van GoKickflip stond na 30 dagen gebouwd en live. De AI-audit is een apart traject met een eigen planning.

Alles wat we bouwen draait in je eigen omgeving

Bij een AI-implementatie in je bedrijf draaien de workflows bovenop de systemen die je al gebruikt, in je eigen cloud. De data, de infrastructuur en de vrijheid om van koers te veranderen blijven bij jou, en er hoeft niets opnieuw gebouwd te worden om ruimte te maken voor AI.

Een behuizing van mat glas met drie donkere systeemblokken, via oranje lichtlijnen verbonden met een gloeiende kubus in het midden, zonder dat er iets de behuizing verlaat

Waar een build op draaitJouw cloud

Je systemen

Het CRM, ERP, de helpdesk en de databases die je nu gebruikt, van Salesforce en HubSpot tot Odoo en SAP. Onze Engelstalige gids over n8n en SAP Joule Studio laat één integratie van begin tot eind zien.

Orkestratie

Self-hosted n8n in je eigen AWS-, GCP- of Azure-account, dus workflows, logs en records blijven in je eigen omgeving.

Modellen

Claude, OpenAI of een model dat je zelf host, gekozen per taak.

Datatoegang

Een context layer die bepaalt wat elke agent mag lezen en elke opvraging logt.

Controles

Error handlers, controles door een tweede agent en menselijke goedkeuring waar het ertoe doet, zoals bij onze builds voor automatische factuurverwerking.

Agency of MSP: dezelfde builds lever je onder je eigen merk via Forge AI

Waar teams meestal instappen

Of je nu AI-implementatie voor het mkb zoekt of voor een groot bedrijf, je stapt in op het punt dat bij je past. Elk startpunt hieronder linkt naar de pagina met alle details.

"We weten nog niet waar AI past"AI-auditAcht stappen, met een gerangschikte kansenmatrix en een roadmap voor 90 dagen.Bekijk de AI-audit →"We weten welke workflow we willen automatiseren"AI-consultancy en buildEén workflow scopen, bouwen, live zetten en beheren op self-hosted n8n.Bekijk AI-consultancy →"We willen bewijs vóór een volledige build"AI-pilotEen werkend prototype op je stagingdata en een go/no-go-rapport.Bekijk de AI-pilot →"We willen een plan voor het hele bedrijf"AI-strategieWaar AI past in het hele bedrijf, in welke volgorde en waar het draait.Bekijk AI-strategie →"Het staat er en iemand moet het beheren"AI-beheerMonitoring, fixes en wekelijkse sprints van het team dat het bouwde.Zo beheren we het voor Pinkcube →"Ons team wil dit zelf bouwen"AI-training voor bedrijvenJe medewerkers automatiseren een echte taak uit hun eigen werkweek, met een engineer naast zich.Bekijk de AI-workshop →

Builds die we zo draaienChatbot laten maken Automatische factuurverwerking Context engineering n8n-workflows AI in de zorg Alle AI-oplossingen

Twee systemen die na livegang nog steeds draaien

Allebei gescopet, gebouwd en opgeleverd door het team waarmee jij zou werken, en allebei rapporteren ze hun eigen resultaten.

E-commerce · contentpipeline

GoKickflip: een agentic contentpipeline, na 30 dagen gebouwd en live

Een multi-agent pipeline op n8n brengt een zoekwoord via research, briefing en schrijven naar een publicatieklaar SEO-artikel, in zo'n 33 agent-executions met zes of meer AI-modellen.

98%

lagere kosten per artikel, van $700 naar $12,11

10×

output, van 4 à 5 naar 43 artikelen per maand

29 min

van research tot definitieve tekst

"From day one, the Ovidius team moved fast, thought big, and executed with precision. Together, we built something truly cutting-edge that will be a major unlock for our business and change how we operate and grow."

Renaud TeasdaleOprichter en CEO, GoKickflip

Lees de case study van GoKickflip →

Verzekeringen · 4 merken, 3 regio's

IES Limited: één content engine voor vier gereguleerde verzekeringsmerken

Een agentic pipeline van 11 stappen in n8n en Notion. Een Compliance Checker Agent toetst elke draft aan de verboden termen, exacte statistieken en goedgekeurde formuleringen van elk merk, voordat een mens hem beoordeelt.

80%

minder handwerk in de contentproductie

4 → 1

vier merken, drie regio's, één systeem

externe partijen nodig in 2026

"Working with Owen and the Ovidius team has been a highly efficient experience; they are incredibly attentive and adapted quickly to our specific requirements. By leveraging their AI-driven content for our travel insurance sites, we've completely phased out our reliance on external agencies and freelancers in 2026 while significantly speeding up production."

Bhavek RughaniHead of Marketing, IES Limited

Lees de case study van IES Limited →

Meer trajecten, zoals de 24/7-supportagent van Pinkcube, vind je in onze case studies.

AI-implementatie: drie opties vergeleken

Voor een AI-implementatie wegen de meeste teams drie opties af. Zo verschillen ze zodra het contract getekend is.

Strategieconsultancy

Leverancier die bouwt en overdraagt

Ovidius AI

Wat je krijgt

Een slidedeck en een roadmap

Software, daarna een overdracht

Werkende software in je stack, inclusief beheer

Wie het bouwt

Een apart delivery-team

Hun engineers, tot het contract afloopt

Het team dat het scopete

Tijd tot productie

Eerst maanden discovery

Wat er in de statement of work staat

Weken voor één workflow, gescopet voordat je tekent

Waar het draait

Meestal aan jou overgelaten

Vaak het platform van de leverancier

Self-hosted, in je eigen cloud

Na de livegang

Een nieuw traject

Een change request voor elke fix

Wekelijkse sprints door de engineers die het bouwden

Vragen die teams stellen voordat ze beginnen

Hoe lang duurt een AI-implementatie?

Dat hangt af van wat je bouwt. Eén workflow kost meestal weken, iets dat meerdere systemen beslaat duurt langer. We scopen het en vertellen het je voordat je tekent. De pipeline van GoKickflip stond na 30 dagen gebouwd en live, en dat geeft een indruk van het tempo bij een goed gescopete eerste build.

De AI-audit is een apart traject. Die duurt 4 tot 8 weken en eindigt in een geprioriteerde roadmap voor 90 dagen.

Moeten we met de AI-audit beginnen?

Nee. Weet je al welke workflow je wilt automatiseren, dan beginnen we bij de scoping. De audit is voor teams die nog uitzoeken waar AI past, en als je daarna met ons bouwt, verrekenen we de fee met je eerste implementatiecontract.

Waar staat onze data?

In je eigen cloud. We zetten self-hosted n8n op in je eigen omgeving, achter je bestaande authenticatie, dus workflows, logs en records blijven bij jou. Bij de start van het traject tekenen we NDA's en afspraken over data governance, en de context layer bepaalt wat elke agent mag lezen.

Met wie werken we straks samen?

Met een senior team met één eigenaar per fase: Owen, onze CEO, voor sales en scoping, samen met Jason; Maciej, onze CTO, voor de architectuur, de build en het beheer na de livegang; Jason, onze COO, voor de AI-audit en de integratie. Je spreekt direct met de engineers die het werk doen. Je ontmoet iedereen op onze teampagina.

Wat kost een AI-implementatie?

De AI-audit heeft een vaste prijs tussen €10.000 en €100.000, die vastligt voordat hij begint. Builds en beheer scopen we in een kennismaking rond de workflows waar het om gaat, en je kent de kosten voordat het werk begint. Een eerste schatting maak je met de AI-kostencalculator.

Wat gebeurt er als de eerste workflow live is?

We houden hem draaiende en bouwen de volgende. De engineers die hem bouwden, monitoren hem, repareren via staging wat breekt en besteden wekelijkse sprints aan wat jij kiest. De tweede workflow hergebruikt de toegang en omgeving van de eerste. Hoe dat in de praktijk loopt, lees je in de case study van Pinkcube.

We zijn een MSP of agency. Verandert de aanpak dan?

De fasen blijven hetzelfde, en wat we bouwen kan onder jouw merk live via Forge AI, ons white-label platform, waarin je elke klant vanuit één console beheert. Bekijk hoe dat werkt voor MSP's en voor je agency.

Onze werkwijze: AI-implementatie van audit tot productie

Waarom elk traject op dezelfde manier loopt

Zo verloopt een AI-implementatie, fase voor fase

AI-audit: vind waar AI iets oplevert

Scope: één workflow, met een prijs vóór je tekent

Build: in je eigen omgeving, op je eigen data

Integratie: in productie en in je team

Beheren en verbeteren: wij houden het werkend

Alles wat we bouwen draait in je eigen omgeving

Waar teams meestal instappen

Twee systemen die na livegang nog steeds draaien

AI-implementatie: drie opties vergeleken

Vragen die teams stellen voordat ze beginnen

Begin met een kennismaking van 30 minuten