What is an AI use-case canvas?

A one-page summary of a single process you might automate: what triggers it, how it runs today, which systems and data it touches, where a person stays in control, and how you will measure success. It is the brief you agree on before anyone builds.

Why scope one process at a time?

A single, well-described process can be built, tested and measured. A broad goal such as using AI in finance cannot. Starting with one process also tells you quickly whether the volume repays the build.

How are the hours a year worked out?

Items per week multiplied by minutes per item, divided by 60, multiplied by 52 weeks. It is the time the process takes today, before any automation.

What happens with the canvas after I download it?

Share it with the process owner and IT, fill any gaps together, and use it as the brief for an internal build or a quote. The ROI calculator turns the hours into a payback month.

Blog / AI use-case canvas

AI use-case canvas: je AI business case op één pagina

Zet de AI business case voor één proces dat je zou automatiseren op papier: wat het start, hoe het nu loopt, welke systemen en data het raakt en waar een mens de controle houdt. Het canvas vult zich terwijl je typt, en je downloadt het als Word-bestand.

Het proces

ProcesWelk proces? Noem het zoals je team het noemt.

EigenaarEén persoon bij naam die verantwoordelijk is voor de uitkomst.

TriggerWat zet het elke keer in gang?

Stappen nuHoe iemand het nu doet, stap voor stap.

SystemenWaar de data vandaan komt en waar die naartoe teruggaat.

Data die het leestDe velden die de AI moet zien.

Data die het nooit mag zienAlles wat voor de AI verboden terrein is.

Menselijk controlemomentWaar een mens goedkeurt voordat iets definitief is.

SuccesmaatHet getal dat laat zien dat het werkt.

Risico'sWat er mis kan gaan, en wat er dan gebeurt.

Items per week

Minuten per item

Tijd die het nu kost

Je canvas

Proces

Eigenaar

Trigger

Stappen nu

Systemen

Data die het leest

Data die het nooit mag zien

Menselijk controlemoment

Succesmaat

Risico's

Vul je zakelijke e-mailadres in om het ingevulde canvas te downloaden als Word-bestand dat je kunt delen met IT en de proceseigenaar.

Het downloaden begint. Zet daarna de uren in de ROI-calculator.

Methode

Zo gebruik je het canvas

Vul het in met de mensen die het werk doen

Kies één proces, geen afdeling.
Schrijf de stappen op zoals ze nu gaan, inclusief de workarounds.
Noem de systemen en de precieze velden, niet alleen “het ERP”.
Spreek af waar een mens goedkeurt voordat iets definitief is.

Bepaal dan de omvang

Uren per jaar: items per week × minuten per item ÷ 60 × 52
Zet de uren in de ROI-calculator met een bouwofferte om de terugverdienmaand te zien.
Check je readiness met de AI readiness scan.

FAQ

Vragen over je AI business case

Wat is een AI use-case canvas?

Een samenvatting op één pagina van één proces dat je zou kunnen automatiseren: wat het start, hoe het nu loopt, welke systemen en data het raakt, waar een mens de controle houdt en hoe je succes meet. Het is de brief waarover je het eens wordt voordat iemand gaat bouwen, en de basis van je AI business case.

Waarom scope je één proces tegelijk?

Eén goed beschreven proces kun je bouwen, testen en meten. Een breed doel zoals AI inzetten in finance kun je dat niet. Begin je met één proces, dan zie je ook snel of het volume de build terugverdient.

Hoe worden de uren per jaar berekend?

Items per week maal minuten per item, gedeeld door 60, maal 52 weken. Het is de tijd die het proces nu kost, vóór enige automatisering.

Wat doe ik met het canvas na het downloaden?

Deel het met de proceseigenaar en IT, vul samen de gaten en gebruik het als brief voor een interne build of een offerte. De ROI-calculator zet de uren om in een terugverdienmaand.

Verder

Gerelateerde tools en pagina's

ToolROI berekenenTerugverdienmaand en rendement over 3 jaar van een automatisering, op basis van je eigen offerte.ToolAI readiness scanTien vragen die je data, systemen, workflows, mensen en governance een score geven.DienstAI-auditWe brengen je processen in kaart en prijzen de processen die het automatiseren waard zijn, voordat je een build vastlegt.

Zullen we het samen scopen?

Neem het canvas mee naar een kennismakingsgesprek. We toetsen het aan je systemen en vertellen wat een build zou vragen.

Plan een kennismaking