Automatische factuurverwerking die direct in je ERP boekt
Je crediteurenadministratie typt uit elke pdf dezelfde velden over, belt inkopers na over prijsverschillen en herkent dubbele facturen uit het geheugen. Wij bouwen automatische factuurverwerking in je eigen ERP. Elke factuur wordt gelezen en gematcht met de inkooporder en goederenontvangst, kloppende facturen worden geboekt en alleen de uitzonderingen gaan naar een mens.
Binnengekomen in de crediteureninbox als pdf-bijlage
Factuurnr.INV-2041799%
InkooporderPO-8821398%
Nettobedrag€12.480,0099%
Btw 21%€2.620,8097%
BankrekeningNL•• •••• 4410Controleren
RegelAantalPrijs
Verzenddoos golfkarton, 600 mm400€31,20
Wat er met één factuur gebeurt
Gelezen, gematcht met je ERP, doorgestuurd als er iets niet klopt en geboekt met een log van elke stap.
Three-way match
Inkooporder400 × €30,00PO-88213
Goederenontvangst400 ontvangenMagazijn, 14 okt
Factuur400 × €31,20+4,0% boven PO-prijs
Prijsverschil boven je tolerantie van 2%. Via Teams naar de inkoper gestuurd, met de inkooporder, de factuur en een voorstel voor de oplossing.
09:14Velden uitgelezen, confidence boven de drempel
09:14Bankgegevens gelijk aan de leveranciersstam
09:15Verschil naar de inkoper gestuurd
11:02Inkoper heeft de nieuwe prijs gefiatteerd
11:02Geboekt in het ERP, auditrecord opgeslagen
Jouw ERP
SAP, Odoo of elk systeem met een API
Alleen uitzonderingen
Je team ziet alleen de facturen die de match niet goedkeurt
Gelogd per factuur
Elk veld, elke match, fiattering en boeking
Van jou
Gedocumenteerde n8n-workflows die je team zelf kan uitbreiden
Onder andere deze bedrijven werken met Ovidius
Wat de workflow met elke factuur doet
Vijf taken die je crediteurenadministratie nu met de hand doet, elk afgehandeld door een stap die je kunt openen en controleren.
OntvangenE-mail, portal, scan of e-factuurnetwerk Facturen komen binnen zoals je leveranciers ze sturen: pdf-bijlagen in een crediteureninbox, uploads via een leveranciersportal, scans, of gestructureerde e-facturen in formaten als Peppol BIS, XRechnung en FatturaPA. Ze komen allemaal in één wachtrij terecht.
UitlezenElke lay-out, met een confidence score per veld Een taalmodel doet de factuurherkenning. Het leest kop, factuurregels, btw en bankgegevens uit lay-outs waar geen template op voorbereid was, en levert gestructureerde velden met op elk veld een confidence score. Gestructureerde e-facturen slaan deze stap over. Zakt een veld onder je drempel, dan gaat de factuur naar review en wordt er niets op de gok geboekt.
MatchenTwo-way en three-way, op live ERP-data De workflow haalt de inkooporder en goederenontvangst uit je ERP en controleert aantallen en prijzen binnen de toleranties die je controller instelt. Hij checkt ook op dubbele facturen en vergelijkt bankgegevens met de leveranciersstam, want daar valt factuurfraude meestal op.
Uitzonderingen doorsturenNaar wie het kan oplossen Elke uitzondering krijgt een type (prijsverschil, ontbrekende ontvangst, mogelijk dubbele factuur, gewijzigde bankgegevens) en gaat via Slack, Teams of e-mail naar de juiste fiatteur, met de factuur, het verschil en een voorstel voor de oplossing. Met één klik fiatteer je of overrule je.
Boeken en loggenVia de API van je ERP Goedgekeurde facturen worden via de API van het ERP geboekt. De workflow legt elk uitgelezen veld, elk matchresultaat, elke fiattering en elke boeking vast, zodat een auditor elke factuur van inbox tot grootboek kan volgen.
Wachtrij met uitzonderingen
Voorbeeld · wat bij een mens terechtkomt
UitzonderingWat de workflow vondNaarVoorgestelde oplossing
PrijsverschilGevondenStukprijs 4,0% boven de inkooporder, buiten een tolerantie van 2%NaarInkoperVoorstelFiatteren en de PO-prijs bijwerken, of afwijzen richting leverancier
Geen ontvangstGevondenInkooporder klopt, maar er is nog geen goederenontvangst geboektNaarMagazijnVoorstelAanhouden en opnieuw checken zodra de ontvangst geboekt is
Mogelijk dubbelGevondenZelfde leverancier en bedrag als een factuur die drie dagen eerder is geboektNaarCrediteurenadministratieVoorstelAfwijzen als dubbel, met beide facturen naast elkaar
BankgegevensGevondenIBAN op de factuur wijkt af van de leveranciersstamNaarFinance managerVoorstelVerifiëren telefonisch bij de leverancier, vóór elke betaling
Gebouwd op het ERP dat je al gebruikt
Automatische factuurverwerking leest uit en schrijft naar je bronsysteem, zodat je ERP voor elke factuur de single source of truth blijft.
SAP S/4HANAInkooporders, goederenontvangsten en boekingen lopen via de OData-API's van SAP. Onze gids over n8n en SAP Joule Studio loopt stap voor stap door de triage-workflow voor facturen die niet matchen.
OdooWe bouwden eerder n8n-lagen bovenop Odoo, waaronder de planningsengine uit onze case over AI voor enterprises, die ruim boven de duizend afspraken per week afhandelt.
Andere ERP's en legacy-systemenElk ERP met een API, en oudere systemen via custom API-wrappers. Weet je niet zeker wat jouw systeem kan ontsluiten, dan brengt een AI-audit dat in kaart voordat er iets gebouwd wordt.
Jouw regels en leverancierskennisToleranties, betaaltermijnen en uitzonderingen per leverancier staan in een contextlaag die de agents lezen voordat ze beslissen, dus een regel aanpassen is één wijziging.
De e-facturatieplicht verandert wat er in je crediteureninbox binnenkomt
Belastingdiensten in Europa en Azië vervangen pdf-facturen door gestructureerde e-facturen, verstuurd via overheidsplatforms of het Peppol-netwerk. Digitale factuurverwerking die je vandaag bouwt, moet allebei aankunnen.
2019
Italië
B2B-e-facturatie via het SdI-platform wordt verplicht.
aug 2024
Maleisië
De uitrol van MyInvois begint bij de grootste belastingplichtigen.
jan 2025
Duitsland
Elk bedrijf moet e-facturen kunnen ontvangen. Versturen wordt vanaf 2027 gefaseerd verplicht.
jan 2026
België
Binnenlandse B2B-e-facturatie via Peppol wordt verplicht.
feb 2026
Polen
Het nationale KSeF-systeem wordt verplicht, eerst voor de grootste belastingplichtigen.
jul 2030
EU (ViDA)
E-facturatie en digitale rapportage voor grensoverschrijdende B2B-verkopen binnen de EU.
Van krachtAangenomen, nog niet van kracht
Data van de nationale belastingdiensten en het EU-pakket VAT in the Digital Age (2025). Check je eigen verplichtingen bij je belastingadviseur.
Voor je crediteurenadministratie betekent dat XRechnung-, FatturaPA- en Peppol BIS-bestanden naast pdf's van leveranciers uit landen die nog geen verplichting kennen. Wij bouwen de intake zo dat beide binnenkomen. Gestructureerde facturen doorlopen dezelfde controles op inkooporder en ontvangst als pdf's, en de AI-extractie blijft staan voor documenten die nog gelezen moeten worden. Modelgebruik binnen financeprocessen valt onder dezelfde controls die we inrichten bij AI-governance voor enterprises.
Hetzelfde checkerpatroon, al in productie
De kern van deze aanpak is een agent die elke output aan je regels toetst voordat een mens hem ziet. IES Limited draait dat patroon vandaag voor vier gereguleerde verzekeringsmerken.
IES Limited · Verzekeringen · 4 merken, 3 regio's
Een checker-agent toetst elk concept aan merkspecifieke regels voordat een mens het ziet
Agent
Concept gemaakt
Een van 11 stappen die agents uitvoeren
Checker-agent
Getoetst aan de regels
Verboden termen, exacte cijfers, goedgekeurde formuleringen, als gestructureerde JSON
Menselijke review
Een mens keurt goed
Met de bevindingen van de checker erbij
Uit
Gepubliceerd
Per merk, per regio
Bij facturen: uitlezenBij facturen: match op PO en ontvangstBij facturen: uitzonderingenBij facturen: boeken in ERP
80%
Minder handwerk in contentproductie
4 → 1
Vier merken vanuit één systeem
11
Stappen door agents, vanuit één trigger
0
Externe agencies nodig in 2026
Working with Owen and the Ovidius team has been a highly efficient experience; they are incredibly attentive and adapted quickly to our specific requirements.
OCR-software vs. automatische factuurverwerking met AI
OCR-software leest het document. Voor volledig geautomatiseerde factuurverwerking blijven matchen, uitzonderingen doorsturen, boeken in het ERP en de audit trail over, en die liggen dan bij je team of bij extra modules.
Ovidius-workflow
OCR-factuursoftware
Handmatig
Facturen lezen
OvidiusElke lay-out, met een confidence score op elk veld
OCR-softwareTemplates of zones per lay-out; nieuwe leveranciers vragen setup
HandmatigMet de hand overgetypt
Match op PO en ontvangst
OvidiusTwo-way en three-way, op live ERP-data
OCR-softwareVaak een losse module of een handmatige stap
HandmatigVergeleken in twee schermen
Uitzonderingen
OvidiusGetypeerd, met een voorstel, naar de juiste fiatteur
OCR-softwareIn een algemene reviewwachtrij gezet
HandmatigMailwisselingen en navragen
Boeken in ERP
OvidiusVia de API van het ERP, elke schrijfactie gelogd
OCR-softwareCSV-export of een connector van de leverancier
HandmatigMet de hand overgetypt
Gestructureerde e-facturen
OvidiusGetoetst aan dezelfde regels als pdf's
OCR-softwareAfhankelijk van de roadmap van de leverancier
HandmatigGeopend in een viewer, daarna overgetypt
Van wie het is
OvidiusJouw gedocumenteerde workflows, uit te breiden door je team
OCR-softwareDe softwareleverancier
HandmatigWie het proces kent
Zie waar je facturen blijven hangen.
Een kennismakingsgesprek brengt je crediteurenproces en je ERP in kaart. Eerst zelf rekenen kan met de ROI-calculator.
Hoe lang duurt de build van automatische factuurverwerking?
Dat hangt af van het aantal factuurbronnen, juridische entiteiten en ERP's, dus we scopen het voordat je je vastlegt. Eén workflow van intake tot boeking op één ERP is meestal een kwestie van weken. Wil je de factuurverwerking automatiseren over meerdere entiteiten en systemen, dan duurt het langer, en het scopinggesprek vertelt je hoeveel.
Ter referentie: onze build voor GoKickflip stond 30 dagen na de kickoff in productie. Onze werkwijze beschrijft de vier fases die elke build doorloopt.
Werkt het met ons ERP?
SAP S/4HANA en Odoo zijn de systemen waarop we het meest gebouwd hebben, en elk ERP of boekhoudpakket met een API valt binnen scope. Oudere systemen zonder bruikbare API zijn vaak bereikbaar via custom wrappers. Wat jouw systeem ontsluit, bevestigen we tijdens de scoping, voordat er gebouwd wordt.
Wat gebeurt er met facturen die niet kloppen?
Elk uitgelezen veld krijgt een confidence score en je controller bepaalt de drempel. Daaronder gaat de factuur naar review met het twijfelachtige veld gemarkeerd, en er wordt niets op de gok geboekt. Klopt de match met inkooporder of goederenontvangst niet, dan gaat de factuur met het verschil en een voorstel naar de juiste fiatteur. Correcties worden gelogd en in de eerste weken in productie gebruiken we ze om prompts en regels bij te stellen.
Wat is automatische factuurverwerking?
Automatische factuurverwerking betekent inkoopfacturen digitaal verwerken van inbox tot boeking, dus lezen, matchen met inkooporder en goederenontvangst, uitzonderingen doorsturen en boeken in je ERP. ChatGPT kan één factuur lezen die je erin plakt, maar haalt geen inkooporder uit je ERP, past je toleranties niet toe, stuurt geen uitzondering naar een inkoper en boekt niets. Een audit trail waar je auditors mee verder kunnen, houdt het ook niet bij. Die stappen vormen de workflow die wij bouwen, met een taalmodel als één stap daarin. Onze pagina over AI-oplossingen laat meer workflows zien die zo gebouwd zijn.
Waar gaat onze factuurdata naartoe?
De workflows draaien op n8n, dat self-hosted in je eigen cloud kan draaien, en modelcalls gaan alleen naar providers die jij goedkeurt. Hosting, bewaartermijnen en toegangsrechten leggen we schriftelijk vast voordat de build start, nadat een NDA en een data governance-overeenkomst zijn getekend. Voor beleid over al je AI-systemen, zie AI-governance.
Moet onze crediteurenadministratie anders gaan werken?
Je fiatteringsstructuur, toleranties en boekingsregels blijven zoals ze zijn, omdat de workflow ze vastlegt. Je team merkt vooral dat facturen die door de match komen hun wachtrij nooit bereiken, en dat de facturen die er wel komen het verschil al uitgelegd meekrijgen.
Breng je crediteurenproces in kaart in één gesprek
Neem een steekproef van de facturen van vorige maand mee en de naam van je ERP. We laten zien welke facturen een workflow zou afhandelen, welke naar een mens gaan en wat de build vraagt. Wil je naast facturen nog andere processen automatiseren, dan neemt ons team voor AI-consultancy die samen mee in de scoping.
