CASE 05Automatisering van facturen en autofatture

6→1

De boekhouder van Aptus AI voerde elke maand meer dan 180 inkoopfacturen met de hand in. Nu leest, routeert en boekt een n8n-pipeline ze in Fatture in Cloud.

Aptus AI is een AI-bedrijf in Pisa met 623 leveranciers in de administratie, veel daarvan buiten de EU, en de Italiaanse regels eisen dat elke factuur van buiten de EU opnieuw wordt opgebouwd als autofattura. De pipeline die Ovidius bouwde, haalt elke factuur op waar hij ook binnenkomt, kiest de fiscale route en boekt hem, zodat de boekhouder nog één controle doet voordat de factuur naar SDI gaat. Hij draait sinds november 2025.

Plan een kennismaking Bekijk de wisselkoersregel ↓

Eén factuur, stap voor stapLive

Klant: Aptus AI S.r.l.AI-bedrijf, Pisa, Italië
Probleem: 180+ facturen per maand, met de hand ingevoerdElke niet-EU-factuur opnieuw opgebouwd als autofattura
Gebouwd met: n8n, op de eigen instance van AptusFatture in Cloud, koersen van de Banca d’Italia, Airtop, OpenAI
Live: Sinds november 2025Kennismaking medio 2025
Sponsor: Andrea TeseiCo-founder en CEO, met Sina Farhang Doust en Tommaso Pagotto

623

Leveranciers in de administratie

Veel daarvan buiten de EU, en elke niet-EU-factuur moet als autofattura opnieuw worden opgebouwd.

180+

Facturen per maand

De eigen telling van Aptus voor de maand vóór het project. Normaal lag het volume tussen 100 en 200.

170+

Echte facturen getest

In bulk door de pipeline gehaald vóór de livegang.

5min

Inbox-check

Gmail wordt elke 5 minuten gelezen, en een browseragent bezoekt elke maand 3 leveranciersportals.

De uitdaging

180+ facturen per maand kwamen via drie routes binnen, en elke niet-EU-factuur werd met de hand opnieuw opgebouwd.

In de maand vóór het project uploadde de boekhouder van Aptus meer dan 180 facturen met de hand, tegen normaal 100 tot 200. Aptus koopt software en diensten bij leveranciers in Europa, Noord-Amerika, Azië en Australië, en elke factuur van buiten de EU moest als Italiaanse autofattura opnieuw worden opgebouwd voordat hij het belastingsysteem in kon.

Versnipperde instroom

Drie deuren, één inbox die met de hand werd gelezen

Bijlagen, facturen in de tekst van een e-mail, en leveranciersportals die helemaal geen melding sturen.

Dubbel werk met autofatture

Elke niet-EU-factuur twee keer gemaakt

De koers van de Banca d’Italia opzoeken, elk bedrag omrekenen naar EUR en dan een nieuw TD17-document aanmaken.

Bottleneck van één persoon

Volume en werkdruk stegen samen

Eén boekhouder voerde elke factuur in Fatture in Cloud in, dus elke nieuwe leverancier kostte extra uren.

De oplossing

Een digitale postkamer: elke factuur komt door één deur binnen en gaat de juiste fiscale route op.

Hoe een factuur ook binnenkomt, één AI-reader leest hem uit, matcht de leverancier en stuurt hem de EU- of niet-EU-route op. Alleen als er gegevens ontbreken, haalt Slack er een mens bij.

Verzamelen

GmailDe inkoopinbox, elke 5 minuten gecheckt. Bijlagen worden opgeslagen en facturen in de e-mailtekst worden als pdf afgedrukt.

LeveranciersportalsEen maandelijkse Airtop-browseragent logt in op 3 portals die nooit een factuur per e-mail sturen.

Drive-map voor uploadsAl het andere, met de hand neergezet, gaat dezelfde pipeline in.

n8n Op de eigen instance van Aptus

LezenOpenAI leest uit elke factuur de leverancier, het adres, het btw-nummer, de datum en het bedrag.

RouterenEen EU- of niet-EU-besluit op basis van het adres van de leverancier, en een match met de leverancier in Fatture in Cloud.

OmrekenenNiet-EU-bedragen omgerekend tegen de officiële koers van de Banca d’Italia en daarna opnieuw opgebouwd als TD17-autofattura.

3ingangen

2fiscale routes

1menselijke check

Boeken

Fatture in CloudGeboekt via de API, met de originele pdf bij elke autofattura.

Drive, Sheets, GmailOpgeslagen in een map per jaar en maand, gelogd in een Sheets-index en gelabeld in Gmail.

SlackOntbreekt een btw-nummer of bankgegeven, dan gaat er een verzoek uit. Het antwoord komt terug in de index en de factuur loopt verder.

De pipeline doet het invoerwerkVerzamelen, lezen, classificeren, omrekenen en archiveren gebeuren zonder dat iemand de factuur opent.

De boekhouder heeft het laatste woordElke autofattura wacht op een controle voordat hij naar SDI gaat, het Italiaanse uitwisselingssysteem voor e-facturen.

Stackn8nGmailGoogle DriveGoogle SheetsFatture in Cloud APIDagkoersen van de Banca d’ItaliaAirtopOpenAISlack

Deep dive

De officiële wisselkoers verschijnt pas na sluiting van de dag, dus het systeem wacht.

Vroege testruns rekenden de USD-facturen van Pinecone om tegen de laatst beschikbare koers en weken af van de cijfers van de boekhouder. De Banca d’Italia publiceert de koers van elke dag na sluiting, dus autofatture wachten nu een dag, en weekenden en feestdagen schuiven door naar de volgende werkdag.

Kies de factuurdatum

Zie welke dagkoers het verzoek opvraagt en wanneer de autofattura wordt aangemaakt.

De live query, uit de opgeleverde n8n-workflow

GET tassidicambio.bancaditalia.it/terzevalute-wf-web/rest/v1.0/dailyRates
{
  "referenceDate": "{{ invoice.date + offset_days }}",
  "baseCurrencyIsoCode": "USD",
  "currencyIsoCode": "EUR"
}

Ingekort tot de drie parameters die ertoe doen. De referentiedatum schuift voorbij weekenden en feestdagen, dus elke omrekening gebruikt een koers die de Banca d’Italia echt heeft gepubliceerd.

Verzoek licht ingekort uit de opgeleverde workflow. De weekkiezer toont de weekendregel. Italiaanse feestdagen schuiven op dezelfde manier door.

Het obstakel

De bugs zaten niet in de code: de meeste leveranciersrecords waren onvolledig.

Bulkruns met 170+ echte facturen gaven steeds verkeerde leveranciersmatches. Een audit van de leverancierslijst van Aptus liet zien dat bij de meeste records belangrijke velden ontbraken, dus ook een correcte extractie kon bij de verkeerde leverancier uitkomen, of bij geen enkele. Aptus schoont die brondata nu op, zodat elke leverancier in één keer matcht.

170+

Echte facturen in bulk gedraaid vóór de livegang. De extractie las ze correct. De verkeerde matches kwamen uit de leverancierslijst waartegen werd gematcht.

→ De oplossing zit in de bron: Aptus schoont de leveranciersrecords op.

De resultaten

De meeste facturen boeken zichzelf, en de boekhouder controleert en verstuurt alleen nog.

90%+

Onaangeraakt verwerkt, volgens Aptus

Van elke factuur met de hand uploaden naar automatisch verzamelen, omrekenen en boeken.

180+ / mnd

Facturen verwerkt

Verzameld, omgerekend en geboekt, via e-mail, Drive en drie leveranciersportals.

25 uur / kwartaal

Tijd boekhouder, volgens Aptus

Ging eerst op aan invoeren en facturen opnieuw opbouwen. Gaat nu alleen nog op aan controleren en versturen.

Medio 2025

Kennismaking

Aptus telt meer dan 180 facturen in de maand ervoor.

Testfase

Bulkruns

170+ echte facturen leggen de timing van de koers en de gaten in de leveranciersdata bloot.

nov 2025

Live

Elke factuur komt nu binnen via de postkamer.

Bij afronding

Overdracht

Documentatie en een opgenomen walkthrough, op de eigen n8n van Aptus.

Het percentage onaangeraakte facturen en de uren van de boekhouder zijn zoals Aptus ze sinds de livegang in november 2025 rapporteert, niet door Ovidius gemeten. Het basisvolume is de eigen maandtelling van Aptus uit de kennismaking: meer dan 180 facturen in de maand vóór het project, normaal 100 tot 200. Het aandeel van 80% pdf-bijlagen is een schatting van Aptus uit hetzelfde gesprek.

Overdracht

Aptus is eigenaar van de pipeline: hij draait op de eigen n8n van Aptus, met de handleiding erbij.

Er staat niets op een server van Ovidius. Aptus kreeg bij de afronding de workflows, de documentatie en een opgenomen walkthrough.

Infrastructuur

De eigen n8n-instance van Aptus

Elke workflow, credential en log blijft binnen het account van Aptus.

Documentatie

Volledige technische documentatie

Elke workflow, de routeringsregels en de query naar de Banca d’Italia, schriftelijk vastgelegd.

Training

Een opgenomen walkthrough

Het team kan terugkijken hoe de postkamer werkt als iemand anders hem overneemt.

Hoeveel inkoopfacturen voert jouw boekhouder elke maand met de hand in?

Neem het aantal en je boekhoudpakket mee. In een kennismaking brengen we in kaart waar je facturen binnenkomen, welke fiscale routes ze nemen en welke stappen een pipeline kan overnemen. Hoe dat werkt, lees je bij automatische factuurverwerking.

OwenCEO · sales en scoping

JasonCOO · audit, build en beheer

Plan een kennismaking30 minuten met Owen en Jason. Jij neemt het proces mee.

E-commerce · Chatagent buiten kantooruren

Pinkcube: chatdekking van 45 uur per week naar alle 168

45 h → 168 h →

E-commerce / SaaS

GoKickflip: artikelen van $700 naar $12,11

98% lagere kosten per artikel →